Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de begroting 2020.
Tabel capaciteitsbudget

Toelichting ontwikkeling capaciteitsbudget
De toename van het capaciteitsbudget (salariskosten voor het eigen personeel en inhuurkosten bij ziekte/vacatures en flexibele schil) ten opzichte van de prognose ten tijde van de begroting is € 6,8 mln. De belangrijkste componenten zijn: inzet op diverse thema’s (€ 2,1 mln, waaronder Taskforce Werken of Meedoen, Zaanstart, overkoepelende programma’s, Citydeal, vluchtelingen aanpak); inzet in het kader van Corona (€ 1,4 mln.); inzet op projecten (€ 1,3 mln.), extra inhuur bij stedelijke ontwikkeling (€ 0,9 mln.) en afvalinzameling in eigen beheer.
De toename van het capaciteitsbudget ad € 6,8 mln. wordt grotendeels gedekt door externe bijdragen (€ 4,7 mln.) en de omzetting van materiaal budget naar budget om personeel aan te nemen of in te huren(€ 1,6 mln.). Voor € 0,5 mln. is er een overschrijding die niet is gedekt.
Opgemerkt wordt er naast de inhuur ten behoeve van corona ook veel extra inzet door eigen personeel wordt gepleegd.

Dekking van € 6,8 mln. door externe bijdragen en omzetting van materieel budget
Toelichting externe bijdragen
De externe bijdragen die Zaanstad heeft ontvangen ten behoeve van capaciteit bestaan onder andere uit:  

• Extra uitkering ten behoeve van de coronacrisis (€ 1,4 mln : € 1 mln. TOZO 1, 2, en 3 én € 0,4 mln. september circulaire)
• Diverse bijdragen (€ 0,5 mln).
• Extra bijdrage uit nieuwe Dienstverleningsovereenkomst voor afval (DVO) (€ 0,9 mln.)
• Externe detachering van medewerkers bij andere overheidsorganen (€ 0,4 mln)
• Extra bijdragen uit projecten (bijv. MAAK Zaanstad, ruimteplan) (€ 1,3 mln)

Toelichting omzetting materieel budget
Van een omzetting van materieel budget is onder andere sprake bij het programma Vitaal Zaanstad, Pact Poelenburg en Peldersveld, het programma inzake woningsplitsing en kamerverhuur, het actieplan Perspectief op Werk én de invoering van de Wet Kwaliteitsborging (WKB). Hier worden materiele budgetten omgezet in personeel om het werk uit te voeren.
Daarnaast is er bij bedrijfsvoering materieel budget omgezet omdat er extra werkzaamheden uitgevoerd worden vanwege corona bijv. op het gebied van ICT (thuiswerken).

Beroep op algemene middelen (€ 0,5 mln.)
Ten tijde van de voorjaarsnota hebben we € 0,4 mln. onderschrijding op het capaciteitsbudget geraamd (voordeel). Bij de najaarsrapportage zien we in totaal € 0,9 mln. aan overschrijding (nadeel). Per saldo bedraagt de niet gedekte toename ten opzichte van de begroting € 0,5 mln..
Het nadeel bij de najaarsrapportage is ontstaan door met name een hogere inhuur bij een viertal afdelingen van Stedelijke Ontwikkeling, waar slechts beperkt extra bijdragen uit projecten tegenover staan.

Tabel additionele dekking

Werking van het capaciteitsbudget

Het capaciteitsbudget bestaat uit drie componenten: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en vice versa. Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget niet overschreden wordt. Dit totale budget kan wel incidenteel worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).
Het beleid is dat een budgethouder (“op basis van geplande bedrijfsvoering en geplande prioriteiten”) zijn capaciteitsbudget over de drie componenten kan verdelen.

Inhuur externe expertise
De inhuurkosten van de gemeente bestaan naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. De inhuur m.b.t. externe expertise valt buiten het capaciteitsbudget. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, namelijk projectgelden of subsidies.

Tabel Inhuurkosten

Toelichting stijging inhuurkosten
De stijging van € 3,1 mln. aan totale inhuurkosten is voornamelijk Corona gerelateerd (o.a. inhuur bij Burgerzaken, Uitkeringen (ten behoeve TOZO regeling), IBT, Belastingen, KCC, straattoezicht en het achterblijven van de inhuur externe expertise en dito projectgelden). Daarnaast is er sprake van een toename in inhuur bij een aantal afdelingen van Stedelijke ontwikkeling, zoals toegelicht bij het capaciteitsbudget. Naast de inhuur ten behoeve van corona is er ook veel extra inzet geweest door eigen personeel.

Verschuiving tussen flexibele schil en externe expertise
Daarnaast zien wij een verschuiving van bijna € 3 mln. tussen inhuur flexibele schil en inhuur externe expertise. De reden dat deze laatste categorie lager is, komt doordat we steeds kritischer kijken naar de juiste inhuur categorie. Deze koers is al ingezet in 2019, de prognose was echter nog niet bijgesteld. Voor beide categorieën geldt dat de uitzetting of krimp wordt gecompenseerd door meer respectievelijk minder inkomsten van derden.

Personele kengetallen
Tabel kengetallen bezetting en formatie

*) Aantal inwoners per 1 januari 2019: 155.901 en per 1 januari 2020 (prognose): 157.100 (Zaanstad in Cijfers)

Stijging van de formatie + 14 FTE
De stijging van het aantal FTE betreft bijna 7 FTE extra inzet voor het programma Vitale Stad (tijdelijk), 1 FTE voor het programma donorregistratie bij het Klantcontactcentrum, 1fte voor tweede Kamerverkiezingen en 1 FTE voor Pact Poelenburg (tijdelijk). Ook zijn er 4 fte’s toegevoegd bij het team afval en reiniging vanuit de nieuwe dienstverlening overeenkomst (structureel). Veel van betrokken inzet is tijdelijk en vindt plaats middels inhuur.

Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur) +16 FTE
Ondanks corona is de arbeidsmarkt volop in beweging. Dit zien we ook bij Zaanstad. Het grootste deel van de toename in de bezetting komt door het vervullen van reguliere vacatures door de gehele organisatie. Daarnaast haalt Zaanstad nu zelf het grofvuil op. Eerder werd dit gedaan door HVC. Hiervoor zijn 7 chauffeurs en 1 planner aangetrokken.
We verwachten het laatste kwartaal van 2020 nog een stijging van de bezetting door het vervullen van vacatures. Dit kan worden opgevangen binnen het bestaande capaciteitsbudget en bijbehorende formatieruimte.

Overige ontwikkelingen
Aanpak ziekteverzuim
Het gemiddelde verzuimpercentage voor Zaanstad was het eerste half jaar van 2020 4,9%. Dat is 1,0% lager dan aan het eind van het eerste kwartaal en het eerste half jaar van 2019. Op dit moment is het maandcijfer van oktober 4,58%. Het lijkt erop dat vanuit huis werken meer regelruimte biedt voor mensen om herstel/balans in te regelen, zowel fysiek als mentaal”. Tegelijkertijd is er een groep waarvoor de corona maatregelen als zwaar worden ervaren. Er is blijvend aandacht voor het terugdringen van verzuim o.a. door het programma vitaliteit (trainingen, workshops en coaching) en actieve monitoring door leidinggevende, verzuim en HR adviseur.

Beperking fiscale uitruil reiskosten door Belastingdienst vanaf 13 maart 2020
Medewerkers van Zaanstad kunnen hun reiskosten uitruilen tegen inlevering van Individueel Keuze Budget (IKB). Medewerkers hebben hierdoor een belastingvoordeel. Zij betalen namelijk minder loonheffing. Sinds 13 maart 2020 zit Nederland in een “lockdown” en werkt iedereen zoveel mogelijk thuis. Op 16 juni 2020 heeft de Belastingdienst aangegeven dat de fiscale uitruil van reiskosten beperkt mogelijk is na 13 maart 2020. De bestuurder onderzoekt momenteel de mogelijke gevolgen.